Кодекс шифара је документ у коме су описана структура и садржај датотеке података из истраживања. Често се користе и изрази шифарник или само кодекс.

Кодекс шифара на погодан начин обједињује све податке из неког истраживања, олакшава припрему уноса података, обраду, интерпретацију резултата обраде и накнадне анализе. Овај документ је корисно средство споразумевања између истраживача међусобно и између истраживача и статистичара. Захваљујући кодексу шифара могуће је коришћење истих података од стране других истраживача у неограниченом временском року, као, на пример, код анализе секундарних података или мета анализа.

У кодексу шифара треба да се налази:

  • опис документа,
  • опис истраживања,
  • опис датотеке са подацима и
  • опис варијабли.

У опису документа треба да стоје подаци о аутору и установи, адреса и сл.

Опис истраживања треба да, поред назива истраживања, садржи:

  • кратак опис пројекта и истраживања,
  • временску и географску одредницу истраживања,
  • опис популације,
  • опис узорка,
  • опис јединице анализе и јединице посматрања и
  • инструменте који су коришћени у истраживању.

Најобимнији део кодекса је опис варијабли.

Упитници и други инструменти су најчешће непогодни за опис варијабле због тога што су оријентисани на питања, док је у кодексу основна јединица варијабла. Упитници су конструисани тако да их разуме испитаник, а кодекс истраживачи и статистичари.

Инструменти често не садрже све информације које се користе у истраживању и нису прегледни за унос података па се не користе као кодекс шифара.

Наредна табела приказује пример описа једне варијабле.

Варијабла Питање Колона/позиција Текст Модалитет
1    1  Ред. број 1 - 189
2 1  2  Пол

1 - мушко
2 - женско
3 2  3  Успех на крају претходне године студија

2 - довољан
3 - добар
4 - врло добар
5 - одличан
4    4    
5    5    

У првој колони су наведени редни бројеви свих варијабли које су коришћене у истраживању. Правила налажу да се сви подаци који се уносе о једном испитанику третирају као варијабла.

Друга колона садржи податке потребне за идентификацију варијабле, као на пример редни број питања у упитнику.

У трећу колону се уносе подаци о колони или позицији коју ова варијабла заузима у шифрантском листићу.

Текст питања или детаљан опис варијабле се налази у четвртој колони.

Пета колона приказује садржај варијабле тј. све вредности варијабле које може имати у том истраживању. Правила налажу да се одговори испитаника нумерички кодирају због чега се вредности на номиналним и ординалним варијаблама експлицитно означавају. За континуиналне варијабле није потребно посебно означавање.

У зависности од истраживања кодекс шифара се може проширити. На пример уколико је у истраживању коришћено више инструмената уводи се колона за ознаку инструмента. Колона са позицијом варијабле се може уклонити.