Kodeks šifara je dokument u kome su opisana struktura i sadržaj datoteke podataka iz istraživanja. Često se koriste i izrazi šifarnik ili samo kodeks.

Kodeks šifara na pogodan način objedinjuje sve podatke iz nekog istraživanja, olakšava pripremu unosa podataka, obradu, interpretaciju rezultata obrade i naknadne analize. Ovaj dokument je korisno sredstvo sporazumevanja između istraživača međusobno i između istraživača i statističara. Zahvaljujući kodeksu šifara moguće je korišćenje istih podataka od strane drugih istraživača u neograničenom vremenskom roku, kao, na primer, kod analize sekundarnih podataka ili meta analiza.

U kodeksu šifara treba da se nalazi:

  • opis dokumenta,
  • opis istraživanja,
  • opis datoteke sa podacima i
  • opis varijabli.

U opisu dokumenta treba da stoje podaci o autoru i ustanovi, adresa i sl.

Opis istraživanja treba da, pored naziva istraživanja, sadrži:

  • kratak opis projekta i istraživanja,
  • vremensku i geografsku odrednicu istraživanja,
  • opis populacije,
  • opis uzorka,
  • opis jedinice analize i jedinice posmatranja i
  • instrumente koji su korišćeni u istraživanju.

Najobimniji deo kodeksa je opis varijabli.

Upitnici i drugi instrumenti su najčešće nepogodni za opis varijable zbog toga što su orijentisani na pitanja, dok je u kodeksu osnovna jedinica varijabla. Upitnici su konstruisani tako da ih razume ispitanik, a kodeks istraživači i statističari.

Instrumenti često ne sadrže sve informacije koje se koriste u istraživanju i nisu pregledni za unos podataka pa se ne koriste kao kodeks šifara.

Naredna tabela prikazuje primer opisa jedne varijable.

Varijabla Pitanje Kolona/pozicija Tekst Modalitet
1    1  Red. broj 1 - 189
2 1  2  Pol

1 - muško
2 - žensko
3 2  3  Uspeh na kraju prethodne godine studija

2 - dovoljan
3 - dobar
4 - vrlo dobar
5 - odličan
4    4    
5    5    

U prvoj koloni su navedeni redni brojevi svih varijabli koje su korišćene u istraživanju. Pravila nalažu da se svi podaci koji se unose o jednom ispitaniku tretiraju kao varijabla.

Druga kolona sadrži podatke potrebne za indentifikaciju varijable, kao na primer redni broj pitanja u upitniku.

U treću kolonu se unose podaci o koloni ili poziciji koju ova varijabla zauzima u šifrantskom listiću.

Tekst pitanja ili detaljan opis varijable se nalazi u četvrtoj koloni.

Peta kolona prikazuje sadržaj varijable tj. sve vrednosti varijable koje može imati u tom istraživanju. Pravila nalažu da se odgovori ispitanika numerički kodiraju zbog čega se vrednosti na nominalnim i ordinalnim varijablama eksplicitno označavaju. Za kontinuinalne varijable nije potrebno posebno označavanje.

U zavisnosti od istraživanja kodeks šifara se može proširiti. Na primer ukoliko je u istraživanju korišćeno više instrumenata uvodi se kolona za oznaku instrumenta. Kolona sa pozicijom varijable se može ukloniti.